問題
問54
内部統制を機能させるための方策として、適切なものはどれか。
- 業務範囲や役割分担を示す職務記述書を作成しない。
- 後任者への引継ぎ書を作成しない。
- 購買と支払の業務を同一人に担当させない。
- システム開発と運用の担当を分離しない。
[出典：ITパスポート試験 平成29年度秋期 問54]
正解
正解は「ウ」です。
解説
正解は「ウ 購買と支払の業務を同一人に担当させない。」です。これは、内部統制の基本的な考え方である「職務分掌（しょくむぶんしょう）」の原則に基づいています。職務分掌とは、業務における不正や誤りを防ぐために、一つの業務を複数人で分担し、それぞれが相互にチェックし合う仕組みのことです。もし、購買（ものを買うこと）と支払（お金を払うこと）の両方を一人の担当者が行える状態だと、その人が不正にものを購入し、自分でお金を支払って隠蔽するなどのリスクが高まります。
これを防ぐためには、購買を担当する人と、その購買に対する支払いを承認・実行する人を別々にすることで、お互いを監視し、牽制し合う体制を作ることが非常に重要になります。
例えば、ご家庭でのお小遣い管理でも、お小遣いをあげる親と使う子どもが別々であるように、会社でもお金に関わる重要な業務は複数人でチェックし合うことが健全な運営には欠かせません。
ア(業務範囲や役割分担を示す職務記述書を作成しない。):
職務記述書は、従業員一人ひとりの役割や責任を明確にするための重要な文書です。これを作成しないと、誰が何をするべきかが不明確になり、責任の所在があいまいになることで、業務の非効率化や不正・ミスの発生リスクが高まります。内部統制の観点からは、作成することが適切です。
イ(後任者への引継ぎ書を作成しない。):
引継ぎ書は、担当者が変わる際に業務の知識やノウハウをスムーズに引き継ぐために不可欠です。これを作成しないと、後任者が業務内容を理解するのに時間がかかったり、重要な情報が失われたりするリスクがあり、業務の継続性や品質に悪影響を与えます。これも内部統制の不備につながります。
エ(システム開発と運用の担当を分離しない。):
システム開発と運用を同じ担当者が行うことは、不正や誤りのリスクを高めます。例えば、開発者が不正な機能をシステムに組み込み、それを運用段階で隠蔽するといったことが可能になってしまいます。これを防ぐため、開発者と運用者を分離し、相互にチェックできる体制を構築する「職務分掌」が適切です。この選択肢は、実際には職務分掌の観点からは分離することが望ましいとされるため、不適切な記述となっています。（※本来は分離することが望ましいが、この選択肢では「分離しない」と書かれているため、間違いです。選択肢「ウ」の職務分掌の考え方と類似しています。）
難易度
この問題は、ITパスポート試験の「内部統制」に関する基本的な知識を問うもので、比較的理解しやすい問題と言えます。特に「職務分掌」という考え方を理解していれば、正しい選択肢を判断しやすいでしょう。日頃の業務や社会の仕組みに照らし合わせて考えると、不正を防ぐためには「一人に権限を集中させない」という常識的な判断で正解にたどり着ける可能性が高いです。
用語補足
内部統制：
企業が健全に活動するために、ルールや仕組みを整え、業務の効率化や不正防止などを目指すための組織的な取り組み全般のことです。例えば、会社でお金を使うときに、申請者、承認者、支払い担当者が別々になっている仕組みなどが挙げられます。
職務分掌：
業務における不正や誤りを防ぐために、一つの業務を複数の担当者に分けて、それぞれが相互にチェックし合う仕組みのことです。例えば、お店でレジでお金を受け取る担当と、お店の在庫を管理する担当が別々になっているような状態です。
職務記述書：
従業員一人ひとりの仕事内容、責任、権限などを明確に記した文書のことです。例えば、「〇〇さんの仕事は、顧客データの入力と週次報告書の作成を担当し、緊急時には△△業務の承認権限を持つ」といった内容が書かれています。
購買と支払の業務：
企業が商品やサービスを仕入れる（購買）ことと、その仕入れに対して代金を支払う業務のことです。例えば、会社でオフィス用品を発注する業務と、その発注に対する代金をサプライヤーに支払う業務の組み合わせを指します。
対策
この問題を解くためのポイントは、「内部統制」の目的と、その中でも特に重要な「職務分掌」の原則を理解することです。内部統制は、企業の業務を効率的に行い、法令を遵守し、資産を適切に保全するための仕組みです。職務分掌は、不正やミスを防ぐために、一人の人間に業務の全プロセスや重要な権限を集中させないという考え方です。金銭が絡む業務や、システム開発と運用のように不正が隠蔽されやすい業務では、特にこの職務分掌が重視されます。各選択肢が、この職務分掌の原則に合致しているか、または内部統制を強化する行動であるかという観点から判断しましょう。
