問題
問2
グループウェアの機能を利⽤した事例のうち，ワークフロー管理機能を活⽤したものとして，最も適切なものはどれかです。
- 営業活動に有効な提案書テンプレートの共有
- 会議出席予定者の空き時間の確認
- 出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化
- ネットワーク上での本店支店会議の実施
[出典：ITパスポート試験 平成31年度春期 問2]
正解
正解は「ウ」です。
解説
正解は「ウ：出張申請から交通費の精算までの承認手続の電子化」です。グループウェアは、組織内の情報共有やコミュニケーションを円滑にするためのソフトウェアですが、その主要な機能の一つにワークフロー管理機能があります。ワークフロー（Workflow）とは、業務の流れ、特に申請、承認、決裁といった一連の手続きを指します。ワークフロー管理機能は、これらの手続きを紙ベースではなく、システム上で電子的に行うことを可能にする機能です。申請書を提出し、上司が確認し、さらにその上の責任者が承認するといった一連の「承認ルート」をシステムに設定し、自動的に書類を回覧させます。
これにより、申請業務の迅速化、書類の持ち運びや紛失の防止、そして承認プロセスの進捗状況の可視化を実現します。選択肢ウのように、出張申請や交通費精算といった一連の「申請→承認→決裁」の手順を電子化することは、まさにワークフロー管理機能の最も典型的な活用事例です。紙の書類を回す代わりに、システム上でボタン一つで次の承認者に回るイメージで理解すると分かりやすいでしょう。
ア(営業活動に有効な提案書テンプレートの共有):
テンプレートの共有は、グループウェアの情報共有機能（文書管理など）の活用事例であり、申請や承認といった業務手順を管理するワークフロー機能ではありません。
イ(会議出席予定者の空き時間の確認):
空き時間の確認は、グループウェアの持つスケジュール管理機能（カレンダー機能など）の活用事例であり、業務の手順を管理するワークフロー機能ではありません。
エ(ネットワーク上での本店支店会議の実施):
ネットワーク上での会議実施は、グループウェアの持つコミュニケーション機能や情報共有機能（Web会議システムなど）の活用事例であり、ワークフロー管理機能ではありません。
難易度
この問題は、グループウェアの持つ主要機能（ワークフロー、スケジュール、情報共有など）の定義を理解しているかを問う、知識ベースの問題です。ITパスポートの学習を始めたばかりの初学者でも、各機能がどのような役割を果たすかをしっかりと区別できれば、容易に正解できるレベルです。
特に「ワークフロー」＝「承認や決裁といった業務手続きの流れ」という図式を覚えていれば、選択肢ウが最も関連性が高いと判断できます。基本的な用語の定義を問う問題であり、他の選択肢が別の機能（スケジュール管理や文書管理）に対応していることが明確なため、迷う要素が少なく、難易度は比較的低いと言えます。
用語補足
グループウェア：
組織内のメンバー間の情報共有やコミュニケーション、共同作業を支援するソフトウェアです。例：社内でメール、スケジュール共有、掲示板、会議室予約などを統合的に行うシステム。
ワークフロー管理機能：
申請書や稟議書などの書類が、定められた手順（承認ルート）に従って自動的に回覧され、承認・決裁が行われるように業務プロセスを電子的に管理する機能です。例：紙の申請書を使わず、システム上で有給休暇の申請や経費の精算を行うこと。
スケジュール管理：
メンバー個々人やチームの予定、会議室の予約などを共有し、調整するための機能です。例：会議設定時に、出席予定者のカレンダーをシステムで確認し、全員が参加できる日時を瞬時に見つけること。
情報共有（文書管理）：
業務に必要な文書やデータを一元的に管理し、必要な人がいつでもアクセスできるようにする機能です。例：営業部全員が利用する最新の製品カタログや契約書テンプレートを、システム上の共有フォルダに保存し、全員が見られるようにすること。
対策
グループウェアの機能に関する問題は、それぞれの機能が実際の企業活動のどの部分を支援しているのかを具体的にイメージすることが重要です。ワークフローは「承認・決裁の手順」、スケジュールは「日程調整や時間管理」、文書管理は「ファイルやテンプレートの共有」というように、核となる役割を紐づけて記憶しましょう。
この問題のように、具体的な事例（出張申請の承認など）と機能（ワークフロー）を対応させる訓練をしておくと、応用的な問題にも対応できるようになります。
