問題
問48
システム開発プロジェクトにおいて、プロジェクトマネージャはプロジェクトメンバに対して、適切なコミュニケーションを取る必要がある。プロジェクトメンバとのコミュニケーションに関して考慮すべき事項として、適切なものはどれか。
- 機密性を重視する場合はプロジェクトメンバを限定した会議を開催する、効率性を重視する場合は電子メールの同報機能を利用するなど、コミュニケーションする情報に応じて方法を選択すべきである。
- 緊急性や機密性よりも効率性を重視し、常に電子メールや電子掲示板などのコミュニケーション方法を使用すべきである。
- 公平性を維持するために、プロジェクト外部のステークホルダとプロジェクトメンバに対して常に同じ方法、同じ資料を用いてコミュニケーションを取る必要がある。
- プロジェクトメンバに情報を発信する場合は、情報を受け取る義務がプロジェクトメンバにあるので、情報を受け取ったことを確認する必要はない。
[出典：ITパスポート試験 平成29年度秋期 問48]
正解
正解は「ア」です。
解説
正解は選択肢アです。プロジェクトマネージャがプロジェクトメンバーとコミュニケーションを取る際、情報の性質に応じて適切な手段を選ぶことが非常に重要です。例えば、社外秘や個人情報などの機密性の高い情報を扱う場合は、情報漏洩のリスクを避けるために、参加者を限定した会議形式での対話が適切です。
一方で、迅速な情報共有や多数への周知が必要な場合は、電子メールの同報機能や社内掲示板を活用して効率性を優先する方が良いでしょう。このように、プロジェクトの状況や共有する情報の種類、緊急度、機密性など、さまざまな要素を考慮して、最も効果的なコミュニケーション方法を選択することが、プロジェクトを円滑に進める上で不可欠となります。まるで、天気や相手の状況に合わせて会話の仕方や場所を変えるようなものだと考えてみてください。
イ(緊急性や機密性よりも効率性を重視し、常に電子メールや電子掲示板などのコミュニケーション方法を使用すべきである。):
緊急性や機密性を軽視して常に効率性だけを優先すると、情報漏洩や誤解を招くリスクが高まります。情報の性質に応じた使い分けが重要です。
ウ(公平性を維持するために、プロジェクト外部のステークホルダとプロジェクトメンバに対して常に同じ方法、同じ資料を用いてコミュニケーションを取る必要がある。):
プロジェクト外部のステークホルダーとプロジェクトメンバーでは、求める情報や情報の粒度が異なるため、常に同じ方法や資料を用いるのは適切ではありません。それぞれの立場に合わせたコミュニケーションが必要です。
エ(プロジェクトメンバに情報を発信する場合は、情報を受け取る義務がプロジェクトメンバにあるので、情報を受け取ったことを確認する必要はない。):
プロジェクトメンバーには情報を受け取る義務がありますが、発信側としては確実に情報が伝わったかを確認することが重要です。確認を怠ると、情報が届かなかったことによる認識のズレや作業の遅延に繋がる可能性があります。
難易度
この問題の難易度は中程度です。プロジェクトマネジメントにおけるコミュニケーションの基本原則を理解していれば、正しい選択肢を見つけることができます。特に、情報の機密性や効率性といった異なる側面を考慮したコミュニケーションの使い分けがポイントとなります。実務経験がなくても、常識的な判断で回答できる内容です。
用語補足
プロジェクトマネージャ：
プロジェクトマネージャは、プロジェクトの計画、実行、監視、および完了のすべての側面を担当し、目標達成に責任を持つ人です。例えば、運動会の実行委員長として、競技の準備から当日の運営まですべてを取り仕切る役割を担います。
コミュニケーション：
コミュニケーションとは、情報や意見、感情などを相手に伝え、理解し合うことです。プロジェクトでは、進捗報告や課題共有など、メンバー間で情報交換を行うことが円滑な進行に不可欠です。友達とLINEで連絡を取り合ったり、会議で意見を出し合ったりする行為もコミュニケーションの一種です。
機密性：
機密性とは、情報が許可された人だけがアクセスできるように保護されている性質のことです。例えば、銀行の口座情報や企業の秘密情報などが、他人に漏れないように管理されている状態を指します。
効率性：
効率性とは、より少ない資源（時間、労力、コストなど）でより多くの成果や効果を得ることです。例えば、仕事で短い時間で多くのタスクをこなしたり、少ない材料で美味しい料理を作ったりする状態を効率的といいます。
対策
この問題のポイントは、プロジェクトにおけるコミュニケーションが画一的ではなく、状況に応じて最適な手段を選ぶ必要があるという点です。特に、情報の機密性と効率性のバランスをどのように取るかという視点が重要になります。ITパスポート試験では、プロジェクトマネジメントの基本的な知識として、状況判断能力が問われることが多いです。日頃から、情報の種類や目的に応じた適切な伝達方法を意識する練習をすると良いでしょう。
