問題
問44
内部統制の整備で文書化される,業務規定やマニュアルのような個々の業務内容についての手順や詳細を文章で示したものはどれか。
- 業務記述書
- 業務の流れ図
- スプレッドシート
- 要件定義書
[出典：ITパスポート試験 平成28年度秋期 問44]
正解
正解は「ア」です。
解説
正解は「業務記述書」です。業務記述書とは、企業や組織における一つ一つの業務がどのような手順で、誰によって、どのような詳細な作業が行われるかを文章で具体的に記述した文書のことです。
例えば、料理のレシピを考えてみてください。料理のレシピには、材料の準備から調理の手順、火加減、時間などが細かく書かれていますよね。業務記述書もそれと同じで、「この業務はこういう目的で、この人がこのステップで進め、この道具を使って、こういう結果を出す」といった詳細な情報が書かれています。
内部統制の整備においては、業務が適切に、効率的に行われているかを確認するために、このような詳細な手順を明確に文書化することが非常に重要になります。マニュアルや業務規定と内容が重なる部分も多く、これらの文書の基礎となります。
イ(業務の流れ図):
業務の流れ図は、業務のプロセスや担当者、データの流れなどを視覚的に表現した図のことです。詳細な文章による手順ではなく、全体の流れや関係性を把握するのに適しています。
ウ(スプレッドシート):
スプレッドシート（表計算ソフト）は、数値データの管理や計算、グラフ作成などに使われるツールです。個々の業務内容の手順や詳細を記述するための文書としては、通常用いられません。
エ(要件定義書):
要件定義書は、新しい情報システムなどを開発する際に、そのシステムが「何をすべきか」「どのような機能を持つべきか」といった要求事項をまとめた文書です。個々の業務の具体的な手順を記述するものではありません。
難易度
この問題の難易度は比較的「易しい」と言えるでしょう。ITパスポート試験の学習を進めていれば、内部統制や業務プロセスの文書化に関する基本的な知識として、各文書の役割を理解しているはずです。業務記述書が具体的な手順や詳細を文章で示すものであることを知っていれば、他の選択肢との違いから正解を導き出しやすい問題です。
用語補足
業務記述書：
組織内の個々の業務について、その目的、実施する人、具体的な作業手順、使用するツール、注意事項などを文章で詳細に説明した文書です。例えば、お客様からの注文を受け付けてから商品を発送するまでのすべてのステップを、細かく文字で書き記した「業務の取扱説明書」のようなものです。
業務の流れ図：
業務の始まりから終わりまでの工程、担当者、判断、情報の流れなどを図記号を使って視覚的に示したものです。全体の流れや各工程の関係性を一目で理解するのに役立ちます。例えば、料理のレシピ全体をイラストと矢印で示し、どの工程からどの工程へ進むか、途中にどんな選択肢があるかを図で表現するイメージです。
スプレッドシート：
Microsoft Excelのような表計算ソフトウェアのことで、データを整理したり、計算したり、グラフを作成したりするのに使われます。表形式でデータを入力し、数式を使って自動的に計算させることができます。例えば、家計簿や売上管理表を作るのに使う「電卓機能付きのノート」のようなものです。
要件定義書：
情報システムやソフトウェアを開発する際に、「何を作るのか」「どのような機能が必要か」といった、システムに求められる機能や性能などを具体的に記述した文書です。システムの「設計図」を作る前の「要望リスト」のようなもので、開発者と利用者の間で認識を合わせるために重要です。
対策
この問題を解くためのポイントは、各業務文書の「目的」と「記述内容」を正確に理解することです。特に、業務記述書、業務の流れ図、要件定義書など、名称が似ている文書や関連する文書について、それぞれの役割や特徴を区別できるように学習しておくことが重要です。内部統制における文書化の重要性も合わせて理解しておきましょう。実務での活用例をイメージしながら学ぶと、知識が定着しやすくなります。
