問題
問96
以下のうち、「属人化」が問題となるケースとして最も適切なものはどれか。
- マニュアルが存在する業務
- 複数人で同じ作業ができる環境
- 特定の担当者しか業務内容を把握していない
- 研修で知識が共有されている
正解
正解は「ウ」です。
解説
「属人化」とは、特定の担当者に業務やノウハウが集中し、その人にしか対応できない状態を指します。これが問題となるのは、その担当者が休暇や退職した場合に業務が滞ったり、知識や経験が組織に引き継がれないリスクが生じるためです。
選択肢の中で「特定の担当者しか業務内容を把握していない」はまさに属人化が進んでいる典型的なケースです。これに対し、マニュアルがある業務や複数人で同じ作業ができる環境、研修で知識が共有されている状態は、属人化を防ぐ対策がなされていると言えます。
例えば、あるプロジェクトで一人のエキスパートにしか作業方法がわからず、その人が休むと業務が止まる状況が属人化の例です。属人化は組織の安定運用の障害となるため、知識共有やマニュアル作成などで対策が重要です。
ア(マニュアルが存在する業務):
マニュアルがあれば業務内容が文書化されており、属人化は防げています。
イ(複数人で同じ作業ができる環境):
複数人で対応可能なため、業務が特定の人に依存しておらず属人化の問題はありません。
エ(研修で知識が共有されている):
研修によって知識が組織内に広まっているため、属人化は起きにくい状態です。
難易度
本問題は属人化の概念とその影響を問う基礎的な問題です。属人化は多くの職場で経験されるため、日常的な理解があれば解きやすいですが、用語自体に馴染みがない初心者にはやや難しく感じるかもしれません。リスク管理や組織運営の基本知識があれば十分解答可能です。
用語補足
属人化：
業務や知識が特定の個人に集中し、その人がいなければ業務が進まなくなる状態です。例えば、ある社員だけがシステムの設定方法を知っている状況が属人化です。
マニュアル：
業務手順や操作方法を文章や図でまとめた資料です。これがあると誰でも作業ができ、属人化を防げます。
知識共有：
組織内で業務のノウハウや情報を広く伝えることです。例えば研修やミーティングで情報を共有し、属人化を防ぎます。
対策
属人化を防ぐためには、業務マニュアルの整備や複数人での作業環境の整備、定期的な研修や情報共有の場を設けることが重要です。特定の人だけに依存しない仕組み作りを意識して組織全体で知識を共有しましょう。
